Notion est l'un des outils de productivité dont la croissance est la plus rapide de mémoire d'homme. Très complet, il a su convaincre tous ses utilisateurs très rapidement.
La nature vierge de Notion signifie qu'il peut être très facile de commencer à l'utiliser, mais cela peut aussi signifier que les utilisateurs peuvent avoir du mal à comprendre les cas d'utilisation les plus efficaces d'un outil aussi puissant et utile.
Comme nous allons le voir, il existe de nombreuses façons d'utiliser Notion. Si vous ne savez pas par où commencer, cela peut être intimidant mais rassurez-vous après la lecture de cet article vous serez sur la bonne voie pour devenir un expert Notion !
Dans cet article, nous allons partager quelques méthodes faciles à utiliser pour commencer et vous faire comprendre les principes fondamentaux de l'utilisation de Notion.
Suivez ses étapes une par une et vous maîtriserez très rapidement cet outil très puissant.
Commençons notre guide ultime du débutant notion !
Construire avec des blocs
L'élément central de Notion est le bloc, d'où provient tout le contenu. Il existe environ 90 blocs potentiels à ce jour, et d'autres sont en cours d'ajout. Vous verrez rapidement que vous pouvez créer n'importe quel type de contenu écrit avec des blocs. Petit fait amusant : Notion reconnaît automatiquement les commandes Markdown. Vous pouvez facilement intégrer tout type de média comme des images, des PDF ou des vidéos YouTube à l'intérieur des blocs.
Les capacités des blocs ne cessent de se développer. Récemment, les blocs ont été étendus pour permettre aux utilisateurs d'insérer des fichiers Figma directement dans Notion. Vous pouvez insérer des prototypes Framer, une carte Google et même des fichiers stockés sur OneDrive directement dans un bloc. Le bloc de base dans Notion a énormément évolué depuis les premiers jours de Notion et a été amélioré avec de nouvelles façons de travailler avec des fichiers.
Organiser ses pages avec des bases de données
Vous pouvez également créer ce que l'on appelle une base de données. Celles-ci sont très utiles, ce sont essentiellement des collections de pages. Chaque élément d'une base de données à sa propre page modifiable, à l'intérieur de laquelle vous pouvez stocker d'autres sous-pages, et ainsi de suite. Chaque page d'une base de données a des propriétés personnalisables, ce qui vous permet d'étiqueter et de contextualiser vos fichiers enregistrés pour les afficher de diverses manières.
Vous pouvez visualiser ces bases de données de plusieurs façons :
Par exemple, vous pouvez avoir une vue calendrier, une vue liste, une vue tableau, une vue galerie, une vue tableau et une vue chronologique. Chaque vue prend les éléments (pages) de la base de données et les affiches de manière spécifique en fonction des propriétés personnalisées que vous avez définies pour chaque élément. Ainsi, si vous avez une page avec une propriété "Date de création", vous pouvez rapidement créer une vue calendrier qui affiche vos éléments en fonction de la date de création de l'élément. Notion continue d'améliorer ses bases de données et ajoute toujours de nouvelles fonctionnalités qui sont de plus en plus intéressantes.
Pour aller plus loin sur les bases de données :
Bien que les bases de données commencent à sortir du territoire du Guide du débutant, nous pensons qu'une compréhension de base de chaque vue de base de données vous aidera à comprendre rapidement le potentiel de Notion.
Pour récapituler, une base de données est une collection de pages et une base de données peut être créée à l'intérieur d'un bloc ou peut être une page entière elle-même. Enfin, chaque élément d'une base de données est sa propre page, avec des propriétés personnalisables que vous pouvez définir pour organiser les éléments de la base de données.
Une fois que vous avez créé votre première base de données, vous pouvez créer les vues de base de données suivantes pour afficher tous vos éléments de manière unique. Pour créer une vue de base de données unique, cliquez sur Ajouter une vue juste sous la description de votre base de données. Une petite barre latérale s'affiche sur le côté droit, avec six options différentes parmi lesquelles choisir. Vous pouvez créer plusieurs vues pour la même base de données, ce qui vous permet de visualiser vos éléments de plusieurs façons.
Chaque type de vue de base de données est considéré comme une mise en page. Les mises en page sont les suivantes :
- Mise en page de la table : Cette vue présente vos éléments dans une page de lignes et de colonnes.
- Mise en page tableau : Anciennement appelée "vue Kanban", cette vue regroupe vos éléments en fonction de leur propriété et vous permet de déplacer la page de gauche à droite ou de droite à gauche entre les groupes.
- Mise en page de la chronologie : Cette vue trie les éléments en fonction des propriétés de la date et vous permet de visualiser les éléments sur une ligne de temps de gauche à droite.
- Mise en page du calendrier : Cette vue trie également les éléments en fonction des propriétés de la date et les place sur un calendrier traditionnel.
- Mise en page de la liste : Cette vue simple présente tous vos éléments dans une longue liste et vous permet de personnaliser les propriétés de tri de la liste.
- Mise en page de la galerie : Cette vue est mieux utilisée avec des propriétés d'image ou des fichiers et présente vos éléments dans des cartes plus grandes qui sont parfaites pour les visuels.
Évidemment, l’utilité de chaque outil dépend de l’usage de chaque utilisateur. Néanmoins, nous pensons que ces différents outils seront les plus utiles en tant que débutant.
Organiser son espace Notion
Lorsque vous créez un nouveau compte, Notion crée automatiquement une page appelée Espace de travail du nom. Il s'agit d'une première page de base que vous pouvez utiliser pour héberger tout type de bloc ou de page supplémentaire.
Puisque vous avez déjà joué un peu avec les blocs, la prochaine chose à essayer est de créer une nouvelle page. Vous avez deux options : créer une sous-page sur votre espace de travail par défaut ou créer une nouvelle page dans le menu de Notion.
Pour garder Notion plus organisé, je recommande de créer une nouvelle sous-page de l'espace de travail pour commencer.
Pour ce faire, tapez / pour faire apparaître les options du bloc et tapez page. Sélectionnez la première option Page -> Intégrer une sous-page dans cette page. Lorsque vous faites cela, vous verrez les options du modèle de démarrage de Notion ainsi qu'une gamme de types de pages possibles, y compris les bases de données.
Une fois que vous avez créé la page, vous pouvez utiliser le menu latéral ou les boutons de retour pour revenir à l'espace de travail principal.
Il est possible d'aller aussi loin que vous le souhaitez avec des sous-pages, mais nous ne vous le recommandons pas. Vous pouvez être plus organisé sans surcharger les pages de premier niveau. L'établissement de liens entre les pages est une autre chose que vous pouvez faire dans Notion et que nous trouvons utile, mais nous en parlerons plus tard. La règle générale de Notion est que rien ne devrait être plus profond que trois clics.
Ouvrons à nouveau la sous-page vierge. Vous savez déjà comment ajouter du contenu écrit et des médias, nous allons donc créer une base de données en ligne. Pour ce faire, tapez / pour faire apparaître les options de bloc, tapez table, et sélectionnez la deuxième option : vue < table >
Vous remarquerez également qu'il existe une option de tableau simple. Celle-ci permet de créer un tableau de base avec quelques lignes, semblable à celui que vous déposeriez dans un document Word ou que vous verriez dans Excel, mais ce n'est pas ce que nous recherchons. Nous voulons créer une vue de table car cela permet de la connecter à une base de données. Nous allons utiliser cette page pour créer un suivi d'habitudes.
Créer un outil de suivi d’habitudes
Maintenant vous verrez l'option pour sélectionner la source de données. Puisque nous créons une nouvelle base de données et que nous ne nous basons pas sur une base de données existante, nous allons cliquer sur Nouvelle base de données en bas. Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton, une nouvelle table de base de données apparaîtra. Allez-y et nommez la base de données comme : “Suivi habitudes”.
Pour commencer à suivre vos habitudes, vous devez créer sept colonnes (une pour chaque jour de la semaine) en cliquant sûr + Ensuite, cliquez sur la colonne et cliquez sûr modifié la propriété. Changez le nom en chaque jour de la semaine et changez le type de propriété en case à cocher.
Ajoutez autant de lignes que nécessaire pour tout suivre, mais ne vous souciez pas d'ajouter une tonne de choses à suivre. Vous pourrez toujours revenir et en ajouter plus tard si vous le souhaitez. Vous pouvez également ajuster la taille de chaque colonne selon vos besoins.
(Tout ça vous semble un peu ennuyeux ? Ne vous inquiétez pas, vous pouvez ajouter des icônes et des images de couverture personnalisées pour l'embellir).
Notion est totalement personnalisable et ce n'est qu'une façon simple de créer un outil de ce type, il y en a une infinité. Mais procéder d’une manière aussi simple amène quelques inconvénients. Il n'efface pas automatiquement les données chaque semaine. Vous devrez tout effacer manuellement et recommencer chaque semaine. Si vous ne vous souciez pas de stocker les données à long terme, il n'y a pas de problème ! Vous pouvez simplement supprimer les données chaque semaine. Si vous souhaitez pouvoir consulter les habitudes que vous avez suivies sur une période d'un mois, par exemple, vous devrez adopter une approche plus avancée.
Comme vous pouvez le constater, Notion est pratiquement sans limites. Il dispose également de capacités de filtrage assez étonnantes qui pourraient vous aider à passer à un niveau de maîtrise encore supérieur mais nous n'allons pas nous y attarder maintenant.
Les tâches
La création d'une liste de choses à faire ou de tâches dans Notion peut se faire de plusieurs façons. Vous pouvez créer une base de données d'éléments, chaque élément étant une tâche. Chacune de ces tâches peut ensuite avoir certaines propriétés, telles qu’à Démarrer, En cours, ou Terminé. Vous pouvez également créer une simple propriété de case à cocher qui peut être cochée une fois que vous avez terminé la tâche. Une fois cela fait vous pourrez ajouter dedans un petit sigle tel que : ✅
Si elle est affichée dans une mise en page Tableau avec des propriétés d'état, votre liste de tâches peut ressembler à un tableau Kanban où vous déplacez chaque tâche de gauche à droite. Ou, si elle est affichée en mode liste, vous pouvez voir votre liste de cases à cocher et cocher vos tâches au fur et à mesure.
Bien sûr, vous pouvez créer des propriétés pour répondre à tous vos besoins. Vous pouvez créer des propriétés pour indiquer à quel domaine de votre vie la tâche se rapporte (comme la maison, les finances ou l'école) et ensuite vous pouvez trier vos tâches en fonction du domaine de votre vie auquel elles se rapportent. C'est pratique pour se concentrer sur les tâches professionnelles et repousser les tâches domestiques jusqu'au soir.
Notion permet de créer facilement une liste de tâches simple, et puisque vous pouvez partager votre Notion avec un ami ou un membre de votre famille, vous pouvez également créer rapidement des listes de tâches partagées - ce que même nos applications de gestion de tâches préférées ne font pas toujours.
Un “Cloud” pour sauvegarder vos données
Certains pans de Notion sont gratuits mais comportent certaines limitations de taille de fichiers. Si vous choisissez de payer pour Notion, vous débloquez des téléchargements de fichiers illimités, ce qui fait de Notion une excellente option pour stocker des copies de sauvegarde de vos fichiers.
Tout d'abord, Notion peut stocker des fichiers de plusieurs façons différentes. Vous pouvez créer des propriétés "Fichier" dans une page qui stockent simplement un fichier pour vous. Vous pouvez créer un bloc "Fichier", qui vous permet de télécharger un fichier en ligne avec tout autre bloc dans une page. Ou vous pouvez insérer un fichier à partir des nouveaux types de blocs OneDrive, Google Drive ou Dropbox, qui vous permettent d'intégrer un fichier directement dans une page Notion. L'option OneDrive en particulier ne vous permet pas de stocker un fichier dans Notion, cependant - elle vous permet seulement d'intégrer un aperçu d'un fichier dans Notion.
Si vous êtes un professionnel, vous savez que vous compilez document après document et dossier après dossier concernant un client spécifique ou une situation spécifique. Si vous créez un élément dans une base de données Notion lié au sujet principal - disons, le nom du client ou peut-être le nom du projet - vous pouvez créer des propriétés de fichier dans cet élément pour stocker la documentation que vous avez pour chaque élément. Disons que le client a un document d'accueil que vous faites remplir à tous les nouveaux clients. Une fois rempli, vous pouvez scanner et télécharger ce fichier vers la propriété de fichier dans Notion et avoir une copie de sauvegarde du document disponible partout où vous pouvez accéder à Notion.
Il y a quelques avantages à utiliser Notion pour le stockage de fichiers numériques :
Les fichiers se synchronisent rapidement - significativement plus rapidement que Microsoft OneDrive ou iCloud Drive. Si vous avez besoin de partager des documents avec d'autres membres d'une équipe, ces fichiers se téléchargent très rapidement et se synchronisent très rapidement avec les membres de l'équipe.Il est facile de rechercher des fichiers dans l'ensemble de votre espace de travail Notion en utilisant simplement l'option de recherche rapide dans la barre latérale gauche.Si Google Drive stocke tous vos fichiers, Notion peut aussi agir comme une copie de sauvegarde de vos fichiers les plus utilisés ou des fichiers que vous devez partager avec les membres de votre équipe. Vous devez télécharger manuellement les fichiers sur Notion (contrairement à la synchronisation constante de quelque chose comme BackBlaze), il est donc probable que vous oubliez de télécharger un fichier de temps en temps sur Notion. Donc, nous préférons vous recommander d’utiliser Notion comme une couche supplémentaire de votre stratégie de sauvegarde - et non comme votre stratégie de sauvegarde dans son intégralité.
L’Agenda :
Notion vous permet de créer à peu près tout ce que vous voulez. L'une des utilisations les plus courantes de Notion est celle de planificateur et d'agenda mensuel/hebdomadaire/quotidien. Bien qu'il ne soit pas aussi robuste que d'autres logiciels de gestion de tâches ou de calendriers dédiés, sa flexibilité est assez grande. L'une des grandes caractéristiques de Notion est que vous pouvez regrouper plusieurs bases de données en un seul endroit. Cela signifie que vous pouvez voir votre liste de choses à faire et votre suivi d'habitudes dans votre agenda hebdomadaire ou quotidien.
Commençons par créer une nouvelle page et l'intituler Agenda. N'oubliez pas que pour créer une nouvelle page, vous devez appuyer sur Cmd + N ou tapez /page. Dans le corps de la page, tapez /calendrier, puis allez en bas à droite et cliquez sur nouvelle base de données. Nommez la base de données comme Calendrier ou Planificateur. Vous devriez maintenant voir un calendrier sur votre page !
Vous pouvez passer la souris sur chaque date et vous verrez un bouton + dans le coin supérieur droit. Lorsque vous cliquez sur ce bouton + , vous créez une nouvelle entrée. Cliquez sur le bouton + pour la date du jour et ajoutez la date dans le titre. Il s'agit de votre entrée pour ce jour. Vous pouvez ajouter un certain nombre de propriétés à cette page. Dans le corps de la page, vous pouvez intégrer certaines de vos autres bases de données**.**
Voyons comment intégrer le suivi des habitudes dans l'entrée :
Cliquez dans l'entrée et tapez /créer. Ensuite, recherchez votre base de données suivie d’habitude et ouvrez-la. Vous pouvez voir votre suivi d'habitudes dans votre agenda. Vous pouvez également intégrer une liste de tâches si vous en avez une. Ou bien, ajoutez simplement quelques cases à cocher pour les tâches que vous devez accomplir ce jour-là. Le corps principal de l'entrée peut être utilisé pour prendre des notes lors de réunions, pour tenir un journal de d’activité ou tout autre élément que vous souhaitez noter.
Astuces pratiques
Nous avons couvert certaines des tâches de base les plus courantes que vous pouvez trouver dans Notion, mais voici quelques conseils et astuces plus rapides.
- Le plan personnel est gratuit avec un nombre illimité de blocs et de pages. Si vous payez 4 $ par mois, vous bénéficiez également d'un nombre illimité de téléchargements de fichiers.
- Les formules de tableau sont un peu délicates et ne remplacent pas complètement Excel/GSheets/Airtable si vous êtes un utilisateur de tableur, mais tout le monde s'en sortira (Marie Poulin vient d'inclure un mini-cours sur les formules dans Notion dans son cours Notion Mastery).
- J'adore utiliser le bloc Toggle pour cacher des morceaux de texte ou d'autres blocs sur une page. C'est idéal pour garder une vue serrée de la page avec une option de déploiement.Vous pouvez transformer les blocs en d'autres types en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bloc et en sélectionnant l'option Transformer en…
- Le formatage peut devenir un peu délicat si vous exportez du contenu écrit pour un article de blog ou une newsletter. Nous écrivons la plupart de nos articles dans des applications comme Ulysses, Bear ou Obsidian, puis nous les déposons dans notre calendrier de publication dans Notion.
- Vous pouvez ajouter des couvertures de page et des emojis, et il y a aussi une excellente intégration avec Unsplash.
- Vous pouvez également créer des icônes et des couvertures de page personnalisées via Canva.
- Vous pouvez partager une page publiquement, presque comme un article de blog. Vous devrez créer votre propre index, mais c'est faisable pour quelques éléments de contenu.
- Essayez de @ une page pour la référencer à partir de n'importe quelle autre page. Vous pouvez également copier et coller le lien de la page et cela créera automatiquement un lien de page Notion.
- Notion dispose d'une bibliothèque de modèles extrêmement complète, alimentée par sa communauté d'utilisateurs. Si vous avez un cas d'utilisation en tête pour Notion, il y a de fortes chances qu'il y ait déjà un modèle à essayer.
- Notion possède une fonction de recherche étonnante, similaire à la recherche Spotlight d'Apple. Cliquez sur Recherche rapide dans le coin supérieur gauche ou tapez /p pour la faire apparaître.
C’est tout pour notre guide ultime du débutant Notion. Vous avez désormais toutes les clés en mains pour maîtriser les bases de Notion.
Si vous souhaitez aller plus loin nous vous recommandons les excellentes formations Notion de Shubam Sharma.
Bonne chance dans votre apprentissage Notion et n’oubliez pas :
À vous de jouer !
